デスクワークにおける様々な問題を解決

デスクワークに関連する、
「働き方の支援」「外注費の見直し」「外注体制の構築」を通して、
企業の皆さまが抱える様々な悩みにお応えします。

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• 専門知識が無くて部下に的確な作業指示ができない

  Webや制作の知識が無くて
  スタッフの主張の通りにしか仕事をお願いできない。
  優先順位の変更や、急ぎ対応する為の仕事の端折り方を指示出来ない。
  担当が休んだ際、他のスタッフに仕事を教えられない。

問題を解決するには

マイクロマネジメントとマクロマネジメント。このワードを聞いたことはありますでしょうか？
ネットで検索すると、マイクロマネジメントとは、上司が部下へ報連相を徹底させ細かく指示を出す仕事の進め方で、支配的で過干渉な関わり方だから「悪」。
マクロマネジメントとは、上司は仕事の方向性のみ示し、部下の自主性に任せてモチベーションを高めて仕事をさせるから「善」。
みたいな説明が多いかと思います。

かなり誤解のある説明です。

マイクロマネジメントの思想は、例えるならトヨタのカンバン方式と似ています。トヨタのカンバン方式は、何も工場の製造管理の手法と限りません。
デスクワーク仕事を最小の「タスク」まで分解し、どのタイミングで誰が作業を開始すれば、いつまでに仕事が完了するか。
といった事を予測しながらスケジュール管理する方法が、マイクロマネジメントです。
マイクロマネジメントを適切におこなうからこそ、現在の業務の「可視化（見える化）」「平準化（誰でも出来る化）」について、
「カイゼン」を繰り返えしていくことが可能になります。

マクロマネジメントは、言うなれば「労働者の理想」です。ですが人を選びます。
結局モチベーションが高まっても、「自分の好きな業務から」「自分の居心地の良い作業スピードで」仕事に取り掛かることが多くなり、
業務遂行の基礎スキルでもある「情報処理能力」「把握理解力」「進行管理能力」が低いと、「納期に間に合わない」「ケアレスミスばかり」を頻発させます。
マクロマネジメントは、元から優秀な人材を選抜して採用しているならおススメですが、そうでない場合、老練なマネジメントスキルを必要とすると考えておくべきです。
通常、トレーニングによって平均以上の仕事を捌く実務能力（速さと正確さ）を備えさせた人材でないと、マクロマネジメントは機能し難いと認識しておきましょう。
「専門知識が無くて部下に的確な作業指示ができない」という問題は、マイクロマネジメントに向き合う事で解決できます。
トヨタのカンバン方式を例に出しましたが、何も工場長が、専門の職人と同じ知識や技術を持つ必要はありません。
「誰にどんな知識と技術があり、逆に誰が知識と技術が無いか」「職務に必要な知識と技術は何か、またどの程度のスピードとクオリティを満たさないといけないか、
そしてどうやって知識と技術を身に付けさせるか」をハッキリさせれば、仕事の指示は意外と容易に可能になります。

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• リモートワーク／テレワークで生産性が落ちてしまった

  今本当に仕事しているの？作業スピード遅過ぎじゃない？
  納期にゆとり取り過ぎじゃない？
  目の届かない場所で作業するとオフィスで作業していた時より時間が掛かる。

問題を解決するには

リモートワークとテレワーク。どちらも社外（自宅やワークスペース等）で働く事ですが、ここでは理解しやすいよう次のように分別します。

何時から何時までと就労時間拘束型の労働はリモートワーク。各案件（作業）別に納期を設定し就労時間は拘束せずに本人の裁量に任せる労働はテレワーク。
リモートワークもテレワークも、導入を検討する際に課題になるのが、
「現在の業務の可視化（見える化）」が具体的かつ詳細に出来ず、遠隔地で就労するスタッフの労働パフォーマンスが低下してしまう事です。
課題解決には、「現在スタッフの抱えている仕事の整理仕分け」をおこない、「仕事を最小単位のタスク（作業工程）に分解」して、適切な作業時間を計測する必要があります。
本来、適切な作業時間を計測しないと業務の遂行管理がおこなえません。
何故なら評価者の主観で「〇✕△」「順調遅延」と仕事の評価が曖昧になりやすく、作業者は自分の価値観やペースを適正基準と主張し出すからです。

弊社ではデスクワーク業務を、実際に作業を代行しながら仕事の整理仕分けし、
作業工程を細分化したマニュアル作りと、複数人が数回作業して作業工程毎の作業時間を秒単位で計測し、「業務の可視化（見える化）」をおこなえます。
「業務の可視化（見える化）」が出来れば、遠隔勤務のスタッフや外注企業に仕事を依頼する際、適切な作業時間と納期を設定しやすく、
仕事の依頼をしたけど「今本当に仕事しているの？」「作業スピード遅過ぎじゃない？」「納期にゆとり取り過ぎじゃない？」といった疑念が軽減できます。

「リモートワーク」「テレワーク」「外注」どれをするにしても、「適切な作業時間計測済みの業務の可視化（見える化）」をおこなう事で、
「人に仕事が付いてしまい、業務をブラックボックス化されて生産性があがらない状態」から「仕事に人を付けれるようにして、
誰もが複数職務を対応出来るようにして生産性をあげやすい状態」に改善できます。

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• 「求人」「採用」「育成」に疲弊している

  年間の求人広告費を営業投資に回せたら…
  書類選考と採用面接の時間を人件費計算したら…
  アルバイトのシフト調整に費やす時間を業務に集中出来たら…
  退職されて新人研修に費やした時間が無駄になってしまった…

問題を解決するには

弊社はWeb制作やシステム開発を主業務にしている会社なのですが、営業先で伺う悩みはだいたい
「自社の賃金形態では未経験レベルの人材しか集まらない」
「高給を提示して集めた人材は作業をやりたがらない」
「外注は具体的な指示を出さないと動いてくれないし、納期もやり直し依頼も自社を最優先にしてくれない」
といったものでした。

また昨今、従業員も外注先も「お金をもらう側の立場」なのに対等を主張し、自分の好きな事を自分の楽なペースでしたがる風潮が広まりました。
お金をはらう側は「無茶をお願いしようとは思っていないし、依頼するなら気持ち良く仕事をしたい」と接しているのに、
些細なことでブラック企業とネットで広められても困るので、「疲れ」「諦め」モードに陥りがちです。

欧米では一般的な労働概念ですが、「適切な作業時間計測済みの業務の可視化（見える化）」をおこない、
スタッフ各人の職務（担当）を明確化し、細分化された作業工程毎（成果物毎）に、担当スタッフの実績／能力を評価して賃金に反映させる事を、
JOB型（ジョブ型）雇用と言います。

JOB型（ジョブ型）雇用に移行する為には、「適切な作業時間計測済みの業務の可視化（見える化）」したものに、
「仕事の役割」や「担当者に必要な能力」「評価の指標」などを付記した「ジョブディスクリプション（職務記述書）」を用意して、
スタッフの育成をシステマチックにおこなえるよう準備が必要ですが、
JOB型（ジョブ型）雇用に移行出来ると、スタッフの入退社の頻度が高まっても業務進行への影響は軽減され、
またスタッフ各人は「速く正確に他人と比較しながら」職務（担当）に取り組む意識付けにもなり、生産性を向上させる土台作りが出来ます。